La création d'un conteneur est la première étape de la mise en place de votre programme d'activités sur SchoolsBuddy . Ce conteneur sert de cadre à votre période d'inscription, regroupant tous les groupes d'activités associés sous un même ensemble de règles et d'échéances.
Dans cet article, nous vous guiderons tout au long du processus de création d'un conteneur, y compris les paramètres clés tels que les dates d'activité, les fenêtres d'inscription et les options de sélection — tout ce dont vous avez besoin pour commencer une inscription aux préférences.
Pour créer un nouveau conteneur basé sur les préférences, suivez les étapes ci-dessous :
- Sur votre page d'accueil SchoolsBuddy , cliquez sur l' icône « Menu » en haut à gauche.
- Sélectionnez l'onglet « Administration des activités et des clubs » dans le panneau de menu, ou Cliquez directement sur l'icône « Administration des activités et des clubs » sur la page d'accueil.
- Cliquez sur l'onglet « Clubs périscolaires (selon les préférences) » ( veuillez noter que cet onglet peut porter un nom différent selon les paramètres de votre école).
- Cliquez sur le bouton « Ajouter » en haut à droite.
Veuillez compléter les informations suivantes concernant le programme d'activités :
- Intitulé du formulaire d'inscription : Nom du programme, par exemple « Activité périscolaire – Trimestre 3 2024/2025 »
- Description : Description du programme et informations destinées aux parents, par exemple : « Bienvenue au programme ASA. Chaque élève peut sélectionner trois préférences par jour, et le système répartira les élèves en fonction de vos préférences. »
- Type de sélection : Sélectionner les préférences
- Étendue du choix des préférences : Déterminer si les élèves doivent choisir leurs préférences par jour ou par semaine :
Au quotidien – Les élèves peuvent choisir leurs 1er, 2e et 3e choix pour chaque jour de la semaine.
Chaque semaine , les élèves choisissent leurs 1er, 2e et 3e choix pour l'ensemble de la semaine .
- Ignorer le jour de la semaine : cochez cette case uniquement si le jour de la semaine n’est pas pertinent, par exemple pour un voyage scolaire dont les dates restent à confirmer, où les élèves peuvent encore classer leurs préférences.
- Nombre de préférences quotidiennes : définissez le nombre d’activités que les élèves peuvent classer par jour ou par semaine, selon votre choix. Par défaut, ce nombre est de 5 , mais vous pouvez le réduire si nécessaire.
- Nombre minimal de choix hebdomadaires par élève : il s’agit du nombre minimal de choix que les élèves ou les parents doivent effectuer. Indiquez 0 si vous n’exigez pas un nombre minimal de préférences.
Date de début des activités : Le premier jour où votre programme est censé commencer.
Date de fin des activités : Le dernier jour de ce programme.
- Heure de début par défaut des activités : définissez l’heure de début par défaut pour toutes les activités de ce groupe (par exemple, 15 h pour les activités périscolaires). Cette heure sera appliquée sauf si elle est modifiée au niveau du groupe.
- Heure de fin par défaut de l'activité : définissez l'heure de fin par défaut des activités de ce conteneur. Cette heure s'appliquera sauf si elle est modifiée au niveau du groupe.
- Type d'événement : Sélectionnez le type d'événements ou le nom du programme, par exemple : Club périscolaire, ECA, CCA, etc.
- Les confirmations de réservation incluent les personnes liées : cochez cette case pour envoyer des courriels de confirmation à tous les parents liés à l’élève, et non seulement au parent qui a effectué les sélections.
- Responsabilité de la confirmation : Choisissez qui peut effectuer des sélections dans ce conteneur
Réservé aux parents
Réservé aux étudiants
Parents ou élèves
- Inscriptions ouvertes et fermées : Dates d’ouverture et de fermeture des inscriptions aux activités pour les parents et les élèves. Il est recommandé de fermer les inscriptions quelques jours avant la première activité afin de permettre l’attribution des places et les modifications manuelles.
- Autoriser la nouvelle soumission des sélections par les parents/élèves : si cette option est cochée, les parents/élèves peuvent modifier leurs sélections après soumission dans la fenêtre d’inscription.
- Autoriser les demandes d'inscription après l'attribution des places : ce paramètre n'est pertinent qu'une fois les inscriptions clôturées et les étudiants affectés. Activez-le uniquement si vous souhaitez permettre aux étudiants de demander à participer à des activités où il reste des places.
- Utiliser les dates de blocage de l'organisation : cochez cette option pour empêcher la création d'événements pendant les dates de blocage, sauf si les activités de ce conteneur sont toujours prévues pendant ces dates.
- Conditions générales d'utilisation : Ajoutez vos conditions générales d'inscription dans la case prévue à cet effet, ou insérez un lien vers celles-ci à l'aide du champ « Informations complémentaires sur les conditions (URL) ».
- Formulaire de réservation : Si vous souhaitez recueillir des informations supplémentaires, vous pouvez ajouter un formulaire de réservation que les parents/élèves devront remplir lors de la soumission de leurs choix. Pour ce faire, veuillez nous contacter via la page « Soumettre une demande » .
- Créneau horaire de transport : si le module de transport est activé, vous pouvez choisir de lier le conteneur à un créneau horaire de transport.
- Une fois toutes les informations nécessaires saisies, cliquez sur le bouton vert Enregistrer .
Une fois enregistré, vous serez directement redirigé vers le conteneur. Pour revenir à la page principale, cliquez sur le bouton « Retour » en haut à gauche ; votre conteneur y figurera.
- Cliquez sur l'onglet Gérer pour ouvrir le conteneur.
- Cliquez sur l'onglet Modifier pour mettre à jour les paramètres ci-dessus, si nécessaire.
⚠️ Remarque importante :
- Dans un conteneur de préférences, les élèves ne peuvent être affectés qu'à une seule activité par jour .
Par conséquent, si vos différents programmes se déroulent à différents moments de la même journée (par exemple le matin, à l'heure du déjeuner, après l'école), vous devrez créer un conteneur distinct pour chaque créneau horaire . - Une fois l'inscription ouverte aux parents, les paramètres du conteneur ne doivent pas être modifiés, car cela pourrait affecter le processus de sélection. Cependant, certains champs, tels que le titre du conteneur , sa description et la fenêtre d'inscription , peuvent être ajustés à tout moment.
Vous devrez maintenant créer des groupes/activités au sein du conteneur. Pour plus d'informations, veuillez consulter notre guide : Ajouter des activités à votre conteneur.