Cet article vous guidera pas à pas dans le processus d'inscription aux préférences sur SchoolsBuddy . Il aborde la terminologie et les actions clés que vous rencontrerez lors de l'utilisation du module Préférences ; des informations utiles pour les nouveaux utilisateurs.
Terminologie clé :
Conteneur : Imaginez-le comme un dossier regroupant les paramètres de base de votre programme d’activités et centralisant toutes les activités associées. Il définit les dates de début et de fin, la période d’inscription, le nombre de préférences que les élèves peuvent choisir, etc. Tous les groupes et activités du programme sont regroupés dans un conteneur (par exemple : Clubs périscolaires du deuxième trimestre ).
Groupe : Cela fait référence aux activités spécifiques que vous proposez, telles que « Codage ludique – Année 5 ». Au niveau du groupe, vous définissez les détails clés comme l’enseignant, le lieu, le nombre de places limité, le prix et les critères d’admissibilité des élèves.
Sélection : Processus par lequel les parents/élèves choisissent et classent leurs préférences d'activités pendant la période d'inscription ouverte.
Affectation : Processus par lequel l’établissement scolaire répartit les élèves entre les activités qu’ils ont choisies à l’issue de la période de sélection. Cette répartition peut être effectuée manuellement ou par un système automatisé.
Création d'événements : SchoolsBuddy crée des événements, met à jour les agendas des élèves et établit les registres de présence. À cette étape, les parents reçoivent la confirmation définitive des activités auxquelles leurs enfants seront inscrits pour le trimestre ou la saison à venir.
Demande d'inscription : Pour les places restantes après le processus de génération, les demandes d'inscription permettent aux nouveaux étudiants ou aux personnes s'inscrivant tardivement de participer aux activités en cours de semestre.
- Générer les frais : Processus par lequel SchoolsBuddy facture les élèves en fonction de leurs activités.
Déroulement d'une inscription de préférence :
L'inscription aux préférences comporte six étapes :
1. Installez un conteneur
Élaborez la structure de votre période d'inscription à l'activité :
Ajouter des groupes d'activités
Définissez les dates d'ouverture et de clôture des inscriptions.
Présélectionner les étudiants si nécessaire
2. Sélections des étudiants
Permettre aux élèves ou aux parents de sélectionner leurs préférences :
Les élèves classent leurs activités préférées.
Surveiller les inscriptions et apporter son aide au besoin
3. Allocation
Attribuer des activités aux élèves :
Pré-affecter des étudiants spécifiques si nécessaire
Effectuer une allocation massive en fonction des préférences et de la disponibilité
Examiner et ajuster les résultats d'allocation
4. Générer des événements
Finaliser et communiquer le résultat :
Envoyer des courriels de confirmation aux parents
Des registres de présence sont créés
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Les agendas des parents et du personnel sont remplis
⚠️ Important : Il s’agit d’une opération unique et irréversible . Une fois les événements générés, ils ne peuvent être annulés. Assurez-vous donc que les résultats de l’attribution vous conviennent avant de poursuivre.
5. Demande d'adhésion
Gérer les entrées ou modifications tardives :
Les nouveaux arrivants soumettent des demandes d'adhésion
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Les administrateurs ou les enseignants acceptent ou refusent les demandes
⚠️ Conseil : Par défaut, les enseignants affectés à chaque activité peuvent accepter ou refuser les demandes de participation. Si vous préférez limiter cette autorisation à vous-même (ou à certains utilisateurs), veuillez nous contacter via « Soumettre une demande ».
6. Générer les frais (si vous disposez du module Frais)
Gérer la facturation et les paiements :
Confirmer les frais pour chaque étudiant
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Commencer à recevoir des paiements (le cas échéant)
⚠️ Conseil : Comme la création d’événements, cette action est unique et irréversible . Nous vous recommandons de prévoir un court délai entre la génération des événements et la génération des frais afin de pouvoir prendre en compte d’éventuelles modifications ou demandes de dernière minute de la part des étudiants.
Maintenant que vous connaissez le déroulement complet, vous êtes prêt à commencer.
👉 Consultez cet article pour la première étape : Préférences – Création d’un conteneur