Une fois que tous les événements d'un conteneur sont terminés, vous pouvez archiver ce conteneur.
Cela permettra également d'archiver tous les groupes qu'il contient, ce qui contribuera à faciliter le travail des administrateurs, des enseignants et des parents.
Étapes pour archiver un conteneur
- Cliquez sur l'onglet « Activités et clubs » (cet onglet peut être intitulé différemment selon les préférences de votre école).
- Sélectionnez les types de conteneurs dans le menu de gauche (cela peut être intitulé différemment selon les préférences de votre école).
- Trouvez le conteneur que vous souhaitez archiver et sélectionnez l'onglet bleu « Gérer » situé à droite.
- Cliquez sur l'onglet « Archiver/Désarchiver » , qui est le dernier onglet à droite, situé dans la barre d'onglets du conteneur.
- Une fois sélectionnée, la liste des groupes actifs dans le conteneur s'affiche. Un exemple est présenté dans l'image ci-dessous.
- Cliquez sur la case Archive en haut. Par défaut, tous les groupes contenus dans le conteneur seront sélectionnés.
Si vous souhaitez archiver uniquement certains groupes, il vous suffit de décocher les cases correspondant aux groupes que vous souhaitez exclure. - Une fois les groupes appropriés sélectionnés, cliquez sur l'onglet rouge « Confirmer l'archivage » .
- Pour confirmer l'archivage, cliquez sur l'onglet « Confirmer » dans la fenêtre contextuelle.
- Le statut du conteneur sera alors défini sur Archivé. Si vous souhaitez rechercher ce conteneur après l'archivage, vous devrez sélectionner le filtre « Archive » dans l'onglet du groupe.
- Les groupes contenus dans ce conteneur seront également archivés. Si vous souhaitez les rechercher dans l'onglet Groupes (Réception) après l'archivage, vous devrez sélectionner le filtre « Archives » dans l'onglet du groupe (Réception/Registres).
- Les groupes archivés seront indiqués par une icône de classeur rouge à côté de leur nom. Un exemple est présenté dans l'image ci-dessous.
Archivage du conteneur si les groupes ont déjà été archivés séparément.
- Si tous les groupes d'un conteneur ont déjà été archivés via Réception > Groupes > Modifier (voir ici pour les étapes) , alors ces groupes devront être réactivés pour que le conteneur puisse être archivé.
- Suivez les étapes 1 à 3 ci-dessus.
- Décochez le bouton « Tout archiver ».
- Cliquez sur « Confirmer l'archivage/le désarchivage ».
- Cliquez sur « Confirmer » dans la fenêtre contextuelle, puis sur « OK » dans la fenêtre contextuelle suivante.
- Cliquez maintenant sur le bouton « Tout archiver » , puis sur « Confirmer l’archivage/le désarchivage ».
- Cliquez sur « Confirmer » dans la fenêtre contextuelle, puis sur « OK » dans la fenêtre contextuelle suivante.
- Le statut du conteneur sera alors défini sur Archivé.
⚠️ Veuillez noter : les conteneurs ne peuvent être archivés qu’une fois que tous les événements à l’intérieur de ce conteneur sont terminés.