La fonctionnalité « Demande d'inscription » permet aux élèves de demander à participer à une activité après la fin de la période d'inscription , par exemple s'ils ont rejoint l'école en cours d'année ou s'ils ont manqué l'inscription initiale.
Lorsqu'un parent ou un élève soumet une demande d'inscription, l' enseignant responsable de l'activité et tout membre du personnel disposant des autorisations d'administrateur des demandes d'inscription recevront un courriel leur demandant d'accepter ou de refuser la demande.
Les animateurs d'activités ne peuvent répondre qu'aux demandes concernant leurs propres groupes.
Les administrateurs des demandes d'adhésion peuvent gérer les demandes pour tous les groupes .
Une fois la décision prise, un courriel est envoyé au parent pour l'informer si la demande a été acceptée ou refusée.
⚠️ Veuillez noter :
Les prestataires externes (personnel ayant un rôle « externe ») ne peuvent ni accepter ni refuser les demandes d’adhésion. Dans ce cas, l’équipe d’administration devra gérer les approbations.
Si vous préférez que la possibilité d'accepter ou de refuser les demandes d'adhésion reste réservée à l'équipe d'administration (et non aux enseignants chargés des activités), veuillez nous contacter via « Soumettre une demande » et nous désactiverons ce paramètre pour vous.
Si vous acceptez un étudiant dans une activité payante après que les frais aient déjà été générés (voir cet article ), n'oubliez pas d'appliquer manuellement les frais à son compte via Quick Charge .
Activation de la demande d'adhésion :
1. Niveau du conteneur
- Cliquez sur l'onglet « Administration des activités et des clubs » dans le menu de gauche ou depuis la page principale, sous la section « Agenda ».
- Cliquez sur l'onglet « Modifier » à côté du conteneur pour lequel vous souhaitez activer les demandes de jonction.
- Cochez la case et cliquez sur l'onglet vert « Enregistrer » en bas de la page.
- Le conteneur affichera désormais que les demandes de jonction sont activées.
2. Niveau du groupe/de l'activité
- Cliquez sur l'onglet « Gérer » du conteneur sélectionné.
- Cliquez sur l'onglet « Modifier » à côté du groupe/de l'activité pour lequel vous souhaitez activer l'envoi des demandes d'adhésion après attribution.
- Cochez la case « Autoriser les demandes d'inscription après attribution » . Par défaut, les activités complètes seront masquées pour les demandes d'inscription, mais vous pouvez décocher « Masquer une fois complète » si vous souhaitez autoriser les demandes.
- Une fois vos options préférées sélectionnées, cliquez sur l'onglet vert « Enregistrer » en bas de la page.
- Dans l'onglet « Groupes » du conteneur, la mention « Demandes d'adhésion disponibles » s'affichera désormais.
Accepter/Refuser une demande d'adhésion
Vous recevrez une notification lorsqu'une demande d'adhésion post-attribution aura été soumise si vous êtes :
- Un administrateur de demande d'inscription et d'adhésion
- Affecté en tant que membre du personnel à l'activité
Pour répondre aux demandes d'adhésion, veuillez
- Cliquez sur l'onglet « Réception » dans le menu de gauche ou depuis la page principale, sous la section « Agenda ».
- Cliquez sur l'onglet « Demandes d'adhésion ».
- Vous y trouverez la liste des élèves qui ont demandé à rejoindre certains groupes.
- Sur la droite, vous trouverez l'onglet vert « Accepter » ou rouge « Refuser ».
- En tant qu'administrateur des demandes d'adhésion, vous pourrez accepter ou refuser toutes les demandes d'adhésion.
- L'organisateur principal d'un groupe/d'une activité ne pourra accepter ou refuser que ses propres activités/groupes.
- Avant d'accepter ou de refuser une demande, cliquez sur le bouton vert.
Cliquez sur l'icône à côté du nom de l'élève pour consulter son profil et ses appartenances actuelles aux groupes.
- Dans le profil de l'élève, cliquez sur l'onglet « Journal » ou « Groupes » pour consulter ses activités en cours. En cas de conflit d'horaire avec l'activité demandée, vous devez soit refuser la demande, soit retirer l'élève de l'activité existante.
- Une fois que vous aurez accepté ou refusé une demande, le parent ou l'élève recevra un courriel l'informant de la décision.